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Conseil général de l'Ariège: bientôt la fin du papier dans les tâches administratives?

© midinews 2012

Le Conseil général de l’Ariège s’est engagé dans un processus progressif de «dématérialisation» de toute sa chaîne budgétaire et comptable.

Concrètement: les échanges se feront de moins à moins via le papier, et de plus en plus de façon dématérialisée, c’est à dire géré de façon électronique.

Une petite révolution en interne pour cette collectivité locale, première du département à être validée par le ministère en la matière.

Un bouleversement des tâches administratives

Pour aller retrouver certaines archives, plus la peine d’imaginer une immense salle obscure et des dizaines de dossiers poussiéreux sur des étagères.

Aujourd’hui c’est dans un petit local technique que d’énormes serveurs tournent à bloc.

Et c’est là que désormais, de plus en plus de données seront stockées et archivées.

Tout le système est donc entrain d’évoluer avec la création d’un GED, «Gestion Electronique de Documents»

Concrètement? Le contrôle de légalité des délibérations est aujourd’hui totalement dématérialisé. Tout comme les états de paie, et les justificatifs de versement du RSA qui sont transmis (au trésor public) sous format électronique.

Une plateforme informatique permet aussi aux entreprises de répondre à un appel d’offre via une candidature dématérialisée.

Plus d’économies et d’efficacité

Il y a plusieurs conséquences. A commencer par une énorme économie de papier.

«Environ 160 000 feuillets par an liés aux procédures comptables ne seront plus imprimés» précise Fanny Michaux (chef de projet informatique pour le Conseil général), «on a déjà dématérialisé les bulletins de paie, qui sont envoyés par un flux électronique»

Mais l’impact est aussi financier, «le traitement d’une facture papier qui arrive au Conseil général coûte en moyenne 17 €. Une facture électronique coûte seulement 4 €»

«Ca va aussi réduire les délais de paiement» note Maxence Viguier, chef du service de finances au Conseil général. Actuellement, le délai moyen de paiement est de 21 jours.

Enfin, l’informatique a tout simplement bouleversé la manière de fonctionner, «ce n’est pas seulement enlever le papier et mettre des flux. Il s’agit de réapprendre à travailler différemment...»

Pour certains agents, «cela permet de se débarrasser de tâche de saisie pour aller vers des tâches à plus forte valeur ajoutée»

Verdict: il y a encore du papier sur les bureaux et dans les placards du Conseil général. Mais il y en aura surement de moins en moins: le processus de dématérialisation est bel et bien en marche.

Anne-Sophie Terral | 05/07/2012 - 19:34 | Lu: 31427 fois